Administrer sa communication interne et externe

La communication d’un collectif est ce qui en permet l’efficacité, la visibilité, une image définie. Cependant, lorsque cette communication n’est pas modérée ou qu’elle s’écarte soit des principes énoncés dans les textes fondateurs soit des orientations définies, elle peut entraîner des conséquences néfastes pour le collectif ainsi que pour ses membres. Il faut alors aborder deux sujets, qui parfois se recoupent : la communication en interne (comme les directives, les discussions en réunion ou virtuelles, les fils numériques, e-mails et messages vocaux…) et la communication dirigée vers l’extérieur (telles que les interactions avec le public, les médias ou les partenaires).

Quels problèmes rencontrez-vous ?

A. dans votre communication interne ?

1. Surcharge et pression communicationnelle

Mon « supérieur/responsable » m’accable de directives au long de la journée, je suis surmené.
Je n’ai pas le temps de prendre connaissance des messages tant il y en a.
Le fil de discussion est surchargé par des discussions sans fin.
Je suis sollicité en dehors des horaires convenus (soir, week-end, congés).

2. Incohérence et manque de clarté dans les directives, Problèmes d’outillage et de choix techniques

Je reçois des messages contradictoires venant de plusieurs sources au sein du collectif.
Je ne suis pas au courant des orientations du collectif.
Les décisions prises en réunion ne sont jamais retranscrites ou diffusées, donc je ne sais plus ce qui a été acté.
Plusieurs versions d’un même document circulent sans qu’on sache laquelle est la bonne.
Nous ne savons pas quels outils de communication ni quelles règles sont les plus adaptés aux besoins et objectifs du collectif.
Il y a trop d’outils de communication. On se perd.

3. Difficultés d’accès, de formation et d’intégration aux outils/règles

Je ne sais pas utiliser les outils préconisés par le collectif.
Je n’ai pas été mis au courant de toutes les règles et outils de communication utilisés par une partie du collectif.
Nous ne savons pas quelles sont les meilleures règles de communication nécessaires aux besoins et/ ou objectifs de notre collectif.
Je n’ai pas accès à tous les moyens de communication techniques préconisés (équipements, applications, connexion internet stable…).

4. Climat relationnel et inclusion dans les échanges

Il n’y a pas assez d’échanges et de rencontres en présentiel.
Je me sens ostracisé ou exclu.
Il y a trop d’agressivité dans les échanges virtuels.
Certains membres refusent de modifier et faire évoluer leurs pratiques de communication habituelles ou d’utiliser certains outils préconisés par l’organe de direction.
Des membres non mandatés prennent des décisions ou diffusent des informations comme si elles étaient officielles.

B. dans votre communication externe ?

1. Informations erronées ou captation de la communication

Erreurs dans les informations données au public.
Le site web n’est pas actualisé.
Détournement de notre image ou de nos données (fake news, I.A.).
Certaines personnes décident en petit comité d’une communication non validée ni par le collectif ni par l’organe de direction légitime.
Une personne s’accapare la communication sans soumettre régulièrement au préalable le contenu de son expression (voir Fiche de mandat ⁽³⁾).
Un mandaté en communication dérive et trahit les objectifs et les propositions du collectif (voir Fiche de mandat ⁽³⁾).

2. Moyens inadaptés, manque de moyens ou de compétences, problème de visibilité

Je ne sais pas trouver quels canaux de communication utiliser ni comment les utiliser.
On ne sait pas comment dégager des financements pour faire notre publicité.
Nous n’avons pas de membres capables d’assurer une bonne visibilité vers l’extérieur malgré la pertinence de nos projets.
On ne sait pas qui doit parler aux médias, on n’a mandaté personne pour rencontrer d’éventuels partenaires.
On ne sait pas vers qui se tourner pour communiquer efficacement et se distinguer.

Les solutions proposées :

A. dans votre communication interne